Invitation

Organisatoren af træffet nævner i sin invitation:

• Datoer og sted for træffet Zeitraum (inkl. start på opbygning)
• Temaet for træffet (epoke, driftsform, etc.)
• Information om overnatningsmuligheder og forplejning
• Sidste frist for tilmelding

Tilmelding

Inden sidste frist for tilmelding kan interesserede tilmelde sig hos organisatoren for træffet. I denne tilmelding oplyser man om, hvilket materiel man kan bidrage med:

• Moduler (med skitser eller CAD-tegning) og stationsbeskrivelser
• Trækkraft (type, litra-nummer og DCC-adresse)
• Vogne (antal per vogntype, henh. Vogn-numre)
• DCC-udstyr (centraler, boostere, og andet tilgængeligt loconet-materiel)
• Telefonanlæg og telefoner
• Hovedur og bi-ure

Ved tilmeldingen oplyses også om ankomst- og afrejsetidspunkt, så tidspunkter for opstilling og nedtagning af moduler kan planlægges.

Planlægning

Alt efter træffets størrelse kan organisatoren udpege et par hjælpere eller tildele nogle personer ansvar for:

• Planlægning af arrangementet
• Udarbejdelse af køreplan

Træffets organisator, arrangement-planlæggeren og redaktøren af køreplanen bestemmer hvilke moduler der skal indgå, og hvordan de skal stilles op, ud fra det valgte tema, de lokalemæssige muligheder og de kørselstekniske opgaver. Endvidere gennemgår disse personer det tilmeldte materiel for at sikre sig, at træffet kan gennemføres.
I god tid informerer arrangement-planlæggeren og træf-organisatoren om modulplanen og starttidspunkt for modulopstillingen. Endvidere informerer de træf-deltagerne om, hvilke moduler der ikke skal indgå i modulplanen, for ikke at skabe overflødig transport. På basis af trafikbehovet på stationerne, planen for arrangementet og det tilmeldte materiel laver køreplans-redaktøren en grafisk køreplan. Efter en diskussion med alle stationsforstanderne om denne plan udarbejdes den skriftlige køreplan, oprangeringsorden, mm.

Træf-organisatoren beskæftiger sig også med overnatning, drikkevarer, forplejning, foredrag, udflugter, mm. Endvidere bestemmer han hvilke personer, der er ansvarlige for:

• Ure
• Telefon
• DCC-central

Opbygning

Ved opstilling af moduler skal alle modulejere drage omsorg for, at hans modul placeres efter modul-planen og er mekanisk og elektrisk forbundet med nabo-modulet, disse tiltag kan sikre en problem- og gnidningsfri opstilling af modul-banen. Endvidere udstyres modulet med loconet og evt. boostere, i det omfang som det fremgår af modul-planen. Modulejeren viser lokomotivføreren hvor indbyggede stikdåser for loconet er anbragt. Endeligt rengøres alle skinner inden kørslen. Eventuelle spørgsmål rettes til arrangøren af træffet.

Den DCC-ansvarlige person afprøver loconettet (og endvidere om alle indbyggede stikdåser til loconettet er tilsluttede). Han installerer DCC-centralen og sætter den i drift, afprøver polariseringen i de enkelte booster-sektorer og står for gennemførsel af en prøvekørsel. Hvis der er materiel nok anbefales det, at installere en yderligere DCC-central for testkørsel og programmering af adresser på lokomotiver.

Den ur-ansvarlige installerer taktgiver og ure, forbinder disse og drager omsorg for at alle ure går synkront. Den ur-ansvarlige stiller alle ure til start-tidspunkt (Information om dette tidspunkt fra redaktøren for køreplanerne).

Den telefon-ansvarlige sætter kommunikationsudstyret i drift og fordeler lister over telefonnumre til stationer og andre driftssteder.

Den køreplans-ansvarlige omdeler bilagene for køreplanen til stationsforstandere, mm. Disse bilag anbringes synligt. Endvidere kontrollerer han, at startopstillingen er færdiggjort.

Stationsforstandere deponerer lastkort og last hos afsendere og på skyggebanegårde.

Til sidst endnu en anbefaling: FREMO navneskiltet bør bæres lige fra starten. Dette letter kommunikationen, ikke mindst med tilskuere, og tjener endvidere som adgangsbevis.