Einladung

Der Treffen-Organisator nennt in der Einladung zum Treffen:

• Zeitraum (mit Aufbaubeginn) und Ort des Treffens
• Thema des Modul-Arrangements (Epoche, Betriebsart, etc.)
• Informationen zur Unterkunft und Verpflegung
• Anmeldeschluß

Anmeldung

Bis zum Anmeldeschluß können sich Interessenten beim Treffen-Organisator anmelden. Sie bieten dabei an, was sie zum Arrangement beitragen können:

• Module (mit Skizze bzw. CAD-Zeichnung) und Betriebsstellen-Datenblätter
• Triebfahrzeuge (Typ, Betriebs-Nr, DCC-Adresse)
• Wagen (je Wagen-Typ mindestes Anzahl, ggfs. auch Wagen-Nummern)
• DCC-Equipment (Zentralen, Booster, frei verfügbares Loconet-Material)
• Telefonanlage / Telefone
• Uhrtaktgeber / Nebenstellenuhren

Mit der Anmeldung gibt der Teilnehmer auch bekannt, von wann und bis wann (Aufbau und Abbau!) er anwesend sein wird.

Planung

Je nach Größe des Treffens holt sich der Treffen-Organisator Helfer oder ernennt Beauftragte als:

• Arrangement-Planer
• Fahrplan-Macher

Unter Berücksichtigung des thematischen und betrieblichen Vorgaben sowie der räumlichen Gegebenheiten des Treffens entscheiden Arrangement-Planer, Fahrplan-Macher und Treffen-Organisator, welche Module wie eingesetzt werden können. Weiterhin prüfen sie anhand des gemeldeten Equipments (Uhren, Telefon, DCC usw.), ob das Arrangement so betrieben werden kann. 
Arrangement-Planer und Treffen-Organisator veröffentlichen frühzeitig den Aufbauplan und geben den Aufbaubeginn bekannt. Weiterhin informieren sie die Teilnehmer darüber, wenn Module nicht eingeplant werden konnten, damit Transportkapazitäten eingespart werden können. Mit den Informationen über den Verkehrsbedarf der beteiligten Betriebsstellen, dem Arrangement-Plan, sowie dem gemeldeten Fahrzeug-Bestand erstellt der Fahrplan-Macher den Bildfahrplan, aus welchem nach Rücksprache mit allen beteiligten Betriebsstellen-Besitzern die Buchfahrpläne, Reihungsvorschriften usw. generiert werden.

Der Treffen-Organisator kümmert sich um Übernachtungen, Getränke, Essen, Vorträge, Exkursionen usw. Weiterhin bestimmt er, wer sich während des Aufbaus der folgenden Themen annimmt:

• Uhren
• Telefon
• DCC-Zentrale

Aufbau

Um einen reibungslosen Aufbau zu gewährleisten, sorgen alle Modulbetreuer dafür, daß ihr Modul entsprechend dem Aufbauplan aufgestellt und mit den Nachbar-Modulen mechanisch und elektrisch verbunden wird. Weiterhin installieren sie an Ihren Modulen – soweit im Plan vorgesehen – Loconet und ggf. Booster; auf eingebaute Loconet-Buchsen weisen sie den DCC-Beauftragten hin. Zum Schluß werden alle Gleise gereinigt. Ansprechpartner bei Fragen ist der Arrangement-Planer.

Der DCC-Beauftragte prüft das Loconet (auch, ob alle in Module eingebauten Loconet-Buchsen angeschlossen sind), installiert die Digital-Zentrale, nimmt sie in Betrieb, prüft die Polung der Booster-Bereiche und sorgt für die Durchführung von Probefahrten. Wenn genügend Equipment vorhanden ist, empfiehlt sich die Installation einer zweiten Zentrale nebst Test- und Programmiergleis für Probefahrten und für die Programmierung von Triebfahrzeugen.

Der Uhren-Beauftragte installiert Taktgeber und Uhren, verbindet sie und sorgt dafür, daß alle Uhren synchron gehen. Er stellt die Uhren auf Start-Zeit (Informationen vom Fahrplan-Macher)

Der Telefon-Beauftragte nimmt die Kommunikationsgeräte in Betrieb und verteilt Telefonverzeichnisse an alle Betriebsstellen.

Der Fahrplan-Macher verteilt Fahrplan-Unterlagen an die Betriebsstellen-Besitzer, welche diese gut sichtbar anbringen. Weiterhin stellt er sicher, daß die Grundaufstellung hergestellt wird.

Die Betriebsstellen-Besitzer hinterlegen bei den Absendern und Schattenbahnhöfen ihre Fracht-Anforderungen und ggfs. Ladegüter.

Schließlich noch eine Empfehlung: Das FREMO-Namensschild sollte von Anfang an getragen werden. Es erleichtert die Kommunikation – nicht zuletzt mit Nichtmitgliedern – und dient zugleich als Ausweis.