Basierend auf dem von Knut Habicht und Bernd Schmedes im FREMO -Hp1 in der Ausgabe 2/2004 vorgestellten Bahnhofsdatenblatt haben wir eine leicht abgewandelte Variante erstellt. Der wichtigste Unterschied liegt darin, dass pro Betriebstag sowohl eingehende als auch abgehende Frachten für jede Ladestelle aufgeführt werden. An untenstehendem Ausschnitt des Betriebsstellendatenblatts von Appaloosa Junction sollen die wichtigsten Inhalte kurz erläutert werden:

Oben links befindet sich der schematisierten Gleisplan der Betriebsstelle mit den Gleisbezeichnungen. Rechts daneben sollten die Längen der Ausweichgleise aufgeführt werden. Der wichtigste Teil ist die Tabelle: die Spalte "Track" beinhaltet die im schematisierten Gleisplan verwendeten Gleisbezeichnungen. Hat ein Gleis verschiedene Ladestellen, werden diese in der Spalte "Spot" separat aufgeführt. Entsprechend der Länge des Gleises wird pro Wagenlänge eines Spots jeweils eine Zeile bereitgehalten. Im Beispiel  hat das Team track vier Zeilen aufgrund seiner Nutzlänge für vier Wagen. Die Rampe am Team track ist nochmals in einer eigenen Zeile aufgeführt.
Ähnlich verhält es sich mit den umzuschlagenden Gütern und Waren: pro "Ladegut" eine Zeile. Werden mehr Warentypen an einer Ladestelle umgeschlagen als Gleiskapazität vorhanden ist, so wird dies in der Spalte "Spot" zusätzlich vermerkt. Beispielsweise hat die Rampe an der Keksfabrik Cascades Cookies nur zwei Wagen Kapazität, aber vier verschiedene Güter.
Die Spalte "in" beinhaltet die Waren der ankommenden Wagen, die Spalte "AAR Type" kennzeichnet den dafür notwendigen Wagentyp und in der Spalte "out" werden die abgehenden Güter gelistet.Die folgenden sieben Doppelspalten stellen die Wochentage dar. Dort trägt der Betriebsstellenbesitzer ein, an welchem Wochentag welches Ladegut an welchem Ort anzuliefern bzw. abzufahren sind. Auf der Basis des ausgefüllten Datenblatts erstellt der Betriebsstellenbesitzer seinen Fracht­zettelsatz. Dabei sollten für täglich bediente Spots vier Exemplare des Frachtzettels vorliegen (im Beispiel die Zettel zum Abtransport der Kekse von Cascades Cookies), für seltener belieferte Spots reichen zwei oder drei Zettel.
Die Zugbildung im Schattenbahnhof vor einer Betriebssession ist mit Hilfe dieser Datenblätter unkompliziert auszuführen: Der "Zug-Zusammensteller" benötigt alle Datenblätter für die Betriebsstellen, die der zu bildende Zug anfährt. Dann muss er lediglich für jeden "in"- Eintrag des betreffenden Betriebstages einen Wagen bereitstellen und die Wagenkarte mit einem passenden Frachtzettel bzw. einer kombinierten Leerwagenanforderung / Frachtzettel zu versehen.
Die In- und out- Spalten des Team track und des Interchange Tracks wurden im Betriebsstellendatenblatt bewusst nicht ausgefüllt. Um den Betriebsablauf etwas variabel zu gestalten, kann der "Zug-Zusammensteller" im Schattenbahnhof aus den für diese Ladestelle verfügbare Frachten einige aussuchen und dem jeweiligen Zug zuordnen. Also auch für das Team track und das Interchange track sind Wagenkarten zu erstellen!

Wir verwenden drei verschiedene Frachtzettel-Formulare (siehe Abb unten):
-         Ein waybill für eingehenden Frachten (one-cycle)
-         Eine kombiniertes Formular empty car order / waybill (two-cycle)
-         Ein Interchange waybill (two-cycle)